Lige så dejligt det er at holde ferie - lige så trættende er det for nogle af os at komme tilbage til en fyldt indbakke som truer med at sprænge alle rammer. Kunsten er hurtigt at få et overblik.
I mit arbejde som projektleder i en mindre virksomhed bliver indbakken hurtigt fyldt godt op i løbet af en ferie. Hvis jeg har været forudseende, har jeg booket et par timer til mig selv den første dag efter ferien, og så arbejder jeg ud fra følgende opskrift:
- Opdater din kalender
- Tøm din indbakke
- Ryd op på dit skrivebord
- Kig 4 uger frem i kalenderen
Jeg begynder med at opdatere min kalender og planlægger min dag. Når det er muligt, så gør jeg dette dagen før, da det giver en ro, og jeg ved, hvad dagen (måske) indeholder. Når der er check på kalenderen - både dagen i dag og i morgen, så går jeg videre til indbakken.
Jeg modtager mange nyhedsbreve og en del af disse er måske ikke så nye længere, når ferien er forbi. De e-mails, der ikke længere er aktuelle, sletter jeg hurtigt eller arkiverer i den rette folder.
Når jeg har denne brutto liste af e-mails, som skal læses og svares på, så går jeg dem igennem én efter én. Hver enkelt e-mail tager jeg stilling til ud fra følgende principper:
- Haster e-mailen og er den vigtig = Flag til opfølgning i dag
- Haster e-mailen og er den ikke vigtig = Flag til opfølgning i morgen
- Haster e-mailen ikke og er den vigtig = Flag til opfølgning i morgen
- Haster e-mailen ikke og er den ikke vigtig = Flag til opfølgning i denne uge
Jeg svarer på alle e-mails indenfor 24 timer (undtagen i ferier). Det er ikke sikkert, at jeg har haft mulighed for at undersøge sagen, som jeg skal svare på, men så sender jeg en besked om, at jeg har modtaget mailen og fortæller, hvornår modtageren kan forvente at få et svar.
Når jeg har svaret første gang, kan jeg enten arkivere mailen eller flagge den til opfølgning senere på ugen, når jeg har det fulde svar. Én efter én går jeg indbakken igennem, til jeg har styr på dem alle.
Herefter rydder jeg op på skrivebordet, så jeg har styr på hvilke opgaver, der måtte ligge der.
Og til sidst kigger jeg igen kalenderen igennem - nu med lidt andre briller på - nemlig for at se de næste 4 uger frem.
Herefter er hverdagen tilbage på sporet. Jeg har fuldt overblik over kalender, indbakke og skrivebord. De opgaver, jeg har til opfølgning i dag, er flagget og findes under "I dag". Nu kan jeg plukke en opgave ad gangen og få de e-mails, som haster mest og er vigtigst, klaret. Hvis jeg skal prioritere, så sker det igen efter samme princip og en ny og mere realistisk dato sættes på flaget.
Når jeg følger denne fremgangsmåde, så er det nemmere for mig at komme tilbage fra ferie og få overblik over alle de spændende ting, der er sket i mellemtiden og samtidig hurtigt se, hvad der er vigtigst for mig at tage mig af den første dag.
Inden jeg går hjem den første dag, sørger jeg for at bruge lidt tid på at lave en plan for næste dag. Jeg forbereder mig på de møder, jeg skal have og ser på de e-mails som er flagget til dagen efter. Hvis der er opgaver flagget til i dag, som jeg ikke nåede, så tager jeg stilling til disse og planlægger dem som noget af det første til dagen efter.
Og så er hverdagen i gang igen ... og det er jo slet ikke så dårligt.
Ingen kommentarer:
Send en kommentar